Strategiesessie: zo haal je er als ondernemer alles uit

Een strategiesessie is een blok tijd, weg van het dagelijkse werk, waarin je besluit waar je bedrijf de komende tijd op inzet en waar je mee stopt. Voor een klein bedrijf heb je daar geen heidag of bureau met post-its voor nodig. Wel een scherpe vraag, de juiste cijfers op tafel en de discipline om te eindigen met besluiten.

Ik heb er veel meegemaakt, in mijn eigen bedrijven en met andere ondernemers. De sessies die werkten, hadden allemaal dezelfde vorm. De sessies die niet werkten, hadden allemaal hetzelfde probleem: niemand schreef op wat er besloten was.

Wat een strategiesessie is, en wat niet

Het is geen weekoverleg met een langere agenda. Het is ook geen brainstorm. Een brainstorm levert opties op. Een strategiesessie levert keuzes op.

Een goede test: kan je sessie eindigen met de zin "goed gesprek, we pakken het volgend kwartaal weer op"? Dan was het geen strategiesessie.

Wie er aan tafel zit

Minder mensen dan je denkt. Bij een bedrijf tot vijftig mensen: jij, wie de sales doet, wie de dagelijkse uitvoering regelt en wie de cijfers kent. Vier is genoeg. De rest krijgt achteraf de uitkomst.

Werk je alleen? Zoek dan toch een tweede persoon. Juist als je alleen met jezelf overlegt, blijft dezelfde vraag een half jaar op je bureau liggen.

Zo bereid je je voor in één uur

In de voorbereiding zit het meeste rendement. Stuur dit een week van tevoren rond:

De ene vraag die de sessie moet beantwoorden. Schrijf hem als echte vraag: "Nemen we dit jaar een verkoper aan, of verkoop ik zelf nog zes maanden?"
De omzet van de afgelopen twaalf maanden per maand, uitgesplitst naar je belangrijkste producten of klantsoorten.
Je tien grootste klanten en wat elk je per jaar oplevert.
Waar de tijd heen gaat: de drie dingen die elke week de meeste uren kosten.
Wat je al geprobeerd hebt, en waarom dat niet werkte.

Vraag iedereen het te lezen en met één mening te komen. Geen presentatie. Een mening.

Een agenda van drie uur die eindigt in besluiten

Drie uur is genoeg. Duurt het langer, dan gaan mensen ideeën verdedigen in plaats van kiezen.

30 minuten: de cijfers. Wat gebeurt er echt, nog zonder verhalen.
45 minuten: opties. Elk realistisch antwoord op de vraag, inclusief niks doen.
15 minuten: pauze. Echt.
60 minuten: kiezen. Beoordeel elke optie op wat ze oplevert en wat ze kost aan geld en tijd. Kies er één. Schrijf op waar je nee tegen zegt.
30 minuten: het plan. Wie doet wat voor wanneer, en hoe weet je over 90 dagen of het heeft gewerkt?

Dat laatste halfuur slaan mensen het vaakst over. Het is ook het enige halfuur dat iets verandert.

Zeg hardop waar je nee tegen zegt

Het moeilijkste aan strategie is niet kiezen wat je gaat doen. Het is uitspreken wat je niet gaat doen. Eindigt je sessie met zeven prioriteiten, dan heb je er geen. Kies er maximaal drie. Zet de rest op een lijst die "nu niet" heet en kijk er over een kwartaal weer naar.

Wat je de dag erna doet

Schrijf binnen 24 uur één pagina: de vraag, het besluit, de drie prioriteiten, wie er eigenaar van is en wanneer je terugkijkt. Stuur hem naar iedereen die erbij was. Past het niet op één pagina, dan heb je nog niet besloten.

Zet de terugkijkdatum in de agenda voordat je je laptop dichtklapt. Negentig dagen is een goed ritme voor een klein bedrijf.

Wanneer je iemand van buiten erbij haalt

Zelf doen werkt als je team gezond durft te discussiëren en de cijfers helder zijn. Het wordt lastiger als jij de bottleneck aan tafel bent, als iedereen wacht tot jij als eerste iets zegt, of als de vraag over jou gaat: je rol, je prijs, je tijd.

Dan helpt iemand van buiten. Niet om te zeggen wat je moet doen, maar om de vraag te stellen die niemand in je team stelt, en om het gesprek naar een besluit te sturen.

Daar is mijn Business Strategy Session voor: één zakelijk vraagstuk, een korte schriftelijke intake, een werksessie van 60 minuten en daarna een actieplan op papier. €495 excl. btw, vaste prijs. Wil je eerst kennismaken? Een gratis kennismaking van 20 minuten kan ook.