Wat kost AI-advies voor een klein bedrijf?

AI-advies voor een klein bedrijf wordt op een van vier manieren geprijsd: per uur, per vast project, als maandelijks abonnement, of als analyse voor een vaste prijs. Het adviestarief is zelden de hele rekening. Je betaalt ook voor software, gebruik, de tijd van je eigen team en onderhoud. Een goede adviseur laat je dat allemaal zien voordat je tekent, en helpt je controleren of het project zich terugverdient.

Waarom je geen betrouwbare prijslijst vindt

Onder AI-advies valt alles van een gesprek van een uur tot een softwareproject van een jaar. Daarom lopen de prijzen die je online vindt enorm uiteen, en zegt vergelijken weinig. Vergelijk liever de scope: wat wordt er precies opgeleverd, en wat draait er aan het eind?

De vier prijsmodellen

• Per uur. Flexibel en goed voor advies en kleine aanpassingen. Het risico: er zit geen plafond op. Vraag om een schatting per taak en een maximum.
• Vast project. Een afgebakend resultaat voor een vaste prijs, vastgelegd in een schriftelijk voorstel. Het beste voor één concrete automatisering. Het risico is een scope die vanaf het begin vaag was.
• Abonnement. Een vast bedrag per maand voor doorlopend advies, evaluaties en kleine wijzigingen. Handig zodra er meerdere workflows draaien.
• Analyse voor een vaste prijs. Een kort, afgebakend stuk werk dat eindigt in een plan. Een laagdrempelige manier om te zien of de grotere uitgave zin heeft.

Voor de meeste kleine bedrijven is dit de verstandige volgorde: eerst een analyse voor een vaste prijs, dan een vast project voor de eerste automatisering, daarna per uur of een abonnement voor wat volgt.

De vijf kostenposten die samen het echte bedrag vormen

• Advies- en bouwtijd: het bedrag in het voorstel.
• Softwareabonnementen: AI-tools, automatiseringsplatforms, soms een zwaarder CRM-pakket.
• Gebruik: veel AI-diensten rekenen per verzoek of per hoeveelheid verwerkte tekst. Klein bij weinig volume, de moeite van een schatting waard bij veel volume.
• De tijd van je team: gesprekken, testen en de eerste weken uitkomsten controleren. Niet gratis, en vaak vergeten.
• Onderhoud: tools krijgen updates, modellen veranderen, processen schuiven. Om de paar maanden moet er iets bijgesteld worden.

Vraag elke adviseur om bij alle vijf een schatting te zetten. Kan hij alleen over zijn eigen tarief praten, dan heeft hij niet nagedacht over wat er na de livegang gebeurt.

Wat de prijs omhoog of omlaag duwt

Dezelfde automatisering voor het opvolgen van leads kan een kleine of een grote klus zijn. Het verschil zit zelden in het AI-deel. Het zit in alles eromheen:

• Aantal systemen. Mail koppelen aan één CRM is eenvoudiger dan mail, CRM, agenda, verrijking en facturatie.
• Kwaliteit van de data. Schone, consistente gegevens zijn goedkoop om mee te werken. Vijf schrijfwijzen van dezelfde klant niet.
• Controle. Een concept dat een mens goedkeurt is eenvoudiger dan een workflow die zonder controle goed moet zijn.
• Volume. Tien documenten per dag en tienduizend per dag zijn twee verschillende technische vraagstukken.
• Verandering. Een team dat de tool wil, is goedkoper te helpen dan een team dat overtuigd moet worden.

Zo begroot je een eerste project

Reken terug vanaf de waarde, niet vooruit vanaf een offerte. Een fictief voorbeeld, alleen om de methode te laten zien:

Stel, een automatisering bespaart je team 10 uur per week. Bij een integrale kostprijs van €45 per uur en 46 werkweken is dat ongeveer €20.700 per jaar aan capaciteit. Trek daar een aangenomen €2.000 per jaar voor abonnementen en gebruik van af, en er blijft zo'n €18.700 per jaar aan waarde over.

Ligt de offerte voor de bouw daar ruim onder, dan kan het project zich binnen het eerste jaar terugverdienen, mits de vrijgekomen uren ook echt ergens voor gebruikt worden. Kost de bouw meer dan twee of drie jaar waarde, dan is de scope te groot of is dit niet het juiste proces om mee te beginnen.

Die getallen zijn een illustratie. De jouwe zijn anders. Het gaat erom dat je deze som maakt voordat je iets tekent.

Waarschuwingssignalen in een voorstel voor AI-advies

• Geen nulmeting. Als niemand de huidige situatie meet, kan niemand de verbetering laten zien.
• Geen woord over lopende kosten. Iemand betaalt voor gebruik en abonnementen. Zoek uit wie, en hoeveel.
• Accounts op naam van de adviseur. Elk account en elke koppeling hoort van jou te zijn.
• Gegarandeerde resultaten. Niemand kan eerlijk een percentage beloven voordat hij je processen en data heeft gezien.
• Nergens menselijke controle. Een teken dat over de risico's niet is nagedacht.

Zo prijst Hoogland Strategy het

Ik houd het simpel. Het eerste gesprek, een AI-kennismaking van 20 minuten, is gratis. Wil je een gestructureerde analyse van één proces of besluit, dan kost de Business Strategy Session €495 excl. btw, inclusief een schriftelijk actieplan. Implementatieprojecten krijg je na het afbakenen schriftelijk geoffreerd, met een schatting van de lopende kosten, zodat je het hele bedrag kent voordat het werk begint. Doorlopend advies gaat per maand of per uur, vooraf afgesproken.

Wil je uitzoeken of een AI-project voor jouw bedrijf de moeite waard is, dan is dat eerste gesprek de goedkoopste plek om te beginnen.